Sådan kommer du i gang med OneNote

Har du endnu ikke taget springet til en elektronisk notesbog? Kan du nikke genkendende til nogle af følgende påstande?

• Du har små gule sedler siddende hist og pist eller alle vegne.
• Du gemmer mails med ting, du skal kunne finde igen, i dit mailprogram eller fil-system.
• Det er vigtigt for dig at gemme dine notesbøger, fordi der står noget i dem, du skal kunne finde igen.
• Du har smarte tips og ticks hængende på en opslagstavle – eller liggende i en bunke på dit skrivebord.

Alt det der havde jeg selv for nogle år siden. Det var noget rod, fordi jeg ikke altid præcis vidste, hvor jeg skulle lede efter guldkornene. Jeg søgte i mit mail-program, filsystem, i ringbind, i min postbakke, på papirlapper og i notesbøger.

Alt det roderi er heldigvis fortid.

Træt af at læse? Hop ned til der, hvor fakta kommer på bordet (hop ned til ‘Hvordan bruger man OneNote’):

Game Changer

For da jeg opdagede OneNote, som er min foretrukne notesbog-app, fandt jeg hurtigt ud af, at jeg hvis jeg samlede det hele der, kunne jeg nemt og lynhurtigt – altså som i på få sekunder – enten via strukturen eller via søgning.

Og det bedste af det hele er, at mine OneNote-bøger ligger i skyen, og jeg har tilgang til dem fra alle mine elektroniske enheder. Derfor de er altid ved hånden, og det tager mig kun et splitsekund at finde noget, jeg har gemt i en af mine notesbøger.

Jeg ELSKER OneNote, og tilbeder måden, hvorpå app’en gør mit liv nemmere. Jeg ved altid, hvor jeg har ALLE mine huskere. Det er også der, jeg skriver og gemmer idéer til opslag på sociale medier. Og der, hvor jeg hurtigt indtaler en idé, som jeg kommer på, mens jeg er på vej fra parkeringspladsen til skolen, hvor mit nærvær om et øjeblik er krævet. Og bare det at vide, hvor jeg skal skrive ting ned hver gang, er da en lettelse uden lige. Ikke noget med at tænke ”hvor er det nu smartest, at jeg gemmer denne information”.

Nix – det er OneNote. Hver gang.

I love it! Intet mindre.

Hvordan bruger man OneNote?

Nu vil jeg fortælle dig, hvordan du kommer i gang med at bruge OneNote. OneNote er et gratis premium-produkt, der ikke kræver opgradering for at få adgang til de fedeste funktioner. Du kan hente programmet til din Windows PC her eller til Mac via Mac App Store.

Du kan ligeledes finde og hente OneNote gratis til din smartphone og tablet på de respektive app stores. Den version af OneNote, jeg beskæftiger mig med i denne artikel, er OneNote 2016 (altså ikke Office 365-versionen, som jeg ikke bryder mig om. Det kan du læse om lidt længere nede.

Når du opretter din første notesbog i OneNote, så sørg for at gemme den i skyen i dit OneDrive, Dropbox, Google Drive eller, hvor du foretrækker. På den måde sikrer du, at dine noter kan tilgås fra alle dine enheder, og kan deles med andre, hvis du ønsker dette.

Sådan er OneNote opbygget

Du kan oprette lige så mange notesbøger i din OneNote, som du vil. Hver notesbog kan opdeles i alle de sektioner, du har brug for. Og hver sektion kan indeholde lige så mange sider, som du skal bruge. Se eksemplet herunder, hvor jeg har syv notesbøger. Siden ”Konkurrent 1” er åben i sektionen ”Konkurrenter” i notesbogen ”Rikke Ekelund Inc”. Listen over alle notesbøgerne er vist i venstre side af skærmbilledet nedenfor, fordi jeg har trykket på pilen efter notesbogens navn i øverste venstre hjørne.

Oversigt over OneNote

Jeg har pt syv notesbøger i OneNote. Jeg opdeler hver notesbog i sektioner, der giver mening for mig. Den nederste notesbog i listen deler jeg med min mand. Den indeholder… ja jeg er næsten bange for at fortælle det… alt, hvad vi skal holde styr på i vores familie, dog lige med undtagelse af kalenderen, som vi naturligvis deler i Outlook. Men den inkluderer vores indkøbslister, rejseplanlægning, madopskrifter, scrapbog, børnenes ønskelister og så videre. Når vores børn bliver store nok, får de også adgang.

Min Rikke Ekelund Inc-bog, der er lavet med henblik på dette blogindlæg, har følgende sektions-opdeling:

• Kunde 1
• Kunde 2
• Kunde 3
• Leads
• Konkurrenter
• Facebook
• LinkedIn
• Og så videre…

Disse sektioner indeholder hver især sider, som relaterer sig til sektionens navn. Her er et eksempel fra ´Kunde 1’, hvori jeg opbevarer, alt jeg skal huske vedr. Kunde 1, som i eksemplet herunder er en velkendt “hjemmesidekunde”:

OneNote-side

Herover er vi på siden ’Visuel identitet’. De øvrige sider indeholder alle mulige huskere vedr. kunden som f.eks.

• mail med accept, af mit tilbud (oprettet direkte fra Outlook) tjeklister
• mødenoter (oprettet direkte fra mødeindkaldelsen i Outlook)
• tjeklister
• tidsregistrering, som indeholder et Excel-ark, som jeg kan redigere i direkte fra OneNote
• diverse tekstindhold til hjemmesiden

Ovennævnte er nogle af mine favorit-funktioner, som jeg i det efterfølgende afsnit vil vise dig, hvordan
man bruger.

5 favorit-funktioner

Her vil jeg vise dig de funktioner, som jeg er aller gladest for. Og nu håber jeg, at du stadig hænger på, for de kan meget vel gøre underværker for din indre ro og effektivitet, hvis du også tager dem til dig.

Funktion nr. 1 Søgning

Som jeg lovede i starten af indlægget, kan man med søgning finde det man leder efter på et splitsekund. Også selv om man, som jeg, har hundredevis af sider fordelt på syv notesbøger. I det her eksempel vil jeg finde et tilbud, jeg har skrevet til en kunde og søger på ’tilbud’:
OneNote-søgning

I søgeresultaterne, som kommer frem under søgefeltet i højre side, vises alle de steder i min OneNote, hvor ordet ’tilbud’ fremgår. Jeg kan også se, hvilke notesbøger, sektioner og sider, søgeresultaterne ligger på, så jeg lynhurtigt kan klikke mig frem til lige præcis den side, jeg leder efter. Søgefunktionen findes i alle OneNote-apps.

Hvis du laver en god struktur, kan du også hurtigt finde ting via den. Men jeg foretrækker til en hver tid søgning, når jeg navigerer rundt. Det er bare super effektivt.

Funktion nr. 2 Gem mails (fra Outlook) direkte i OneNote

Måske tænker du ”hvorfor skulle jeg dog gøre det? Jeg gemmer jo mine mails i Outlook”. Mit svar til det spørgsmål er, at hvis du altid gemmer mails med informationer, du skal kunne finde hurtigt igen, i OneNote, så ved du, at du så let som ingenting kan finde dem via søgning.

Fra mailen i Outlook klikker du på OneNote-symbolet og navigerer dig frem til det sted i OneNote, hvor du vil gemme mailen og trykker på OK. Og så er din mail gemt og altid inden for få sekunders rækkevidde.

Så vidt jeg ved, findes denne funktion kun på desktop-versionen af Outlook.

Gem mails fra Outlook direkte i OneNote

Funktion nr. 3 Mødenoter oprettet direkte fra Outlook-aftalen

Når du opretter en aftale i Outlook-kalenderen, kan du i samme snuptag oprette en side med mødenoter i din OneNote.

Lige som i mail-eksemplet ovenfor vælger du den relevante sektion, og der bliver oprettet en side med mødets emne-tekst i OneNote. Mødeaftalen i Outlook kommer efterfølgende til at indeholde et link til noterne i OneNote. Hvis du deler din OneNote med de øvrige mødedeltagere, kan de også klikke sig ind.

Hvis du, som jeg, ikke bryder dig om at sidde med computeren fremme til et møde, kan du lægge et foto af dine håndskrevne noter eller af whiteboardet ind i OneNoten. Fotoet kan du tage direkte fra OneNote-appen i din smartphone. Du trykker bare et sted på en OneNote-side, hvorefter indsæt-mulighederne kommer frem – kamera er en af dem.

Eller du kan tage skridtet videre, og skrive med stylus-pen på tablet i OneNote, som har håndskriftgenkendelse, og konverterer din håndskrift til maskinskrift.

Outlook Mødenoter i OneNote

Bonustip: Hvis du bruger ’Opgaver’ i Outlook, kan du integrere dem med OneNote på samme måde som med mails og mødenoter. Herefter kan du direkte fra OneNote markere din opgave som fuldført.

Funktion nr. 4 Tjeklister i OneNote

Tjeklister er gode at have for at huske alt det, man skal huske. Men de er også gode for dig, der bliver motiveret af at sætte de tilfredsstillende ”flueben” 😉

Sådan opretter du en tjekboks på en side i OneNote:

• Marker det sted på siden, hvor du vil have din tjekboks
• Find ’Mærker’ på hjem-tap’en
• Klik på ’Opgaver’, eller ved brug genvejen Ctrl+1 på PC (sorry – jeg kender ikke genvejen til Mac)
• Når du har udført opgaven, klikker du blot i tjekboksen, som bliver markeret som udført. Lækkert ikke?

Tjeklister i OneNote

Funktion nr. 5 Rediger Excel regneark direkte fra OneNote

Sådan opretter du et Excel regneark i OneNote:

• Marker det sted på en side, hvor du vil have dit Excel-ark vist
• Fra Indsæt-tap’en klikker du på Excel-symbolet (Regneark)
• Vælg mellem eksisterende eller nyt
• Når du har gemt og lukket Excel, vises regnearket som en genvej i OneNote som vist nedenfor.

Når du vil redigere i regnearket fra OneNote, kører du musen henover tabellerne, hvorved ’rediger-knappen’ kommer frem oppe ved celle A1.

Rediger Excel-regneark direkte fra OneNote

Hvad er forskellen på OneNote og OneNote 2016?

Dette afsnit er en opdatering af artiklen og er skrevet i kølvandet af desperation d. 15. november 2019.

Here it goes:

Sidste weekend geninstallerede jeg min PC og  installerede Office 365. Jeg opdagede, at den version af  OneNote, der fulgte med, havde et helt andet layout, end det jeg var vant til.

Ok, tænkte jeg. Det plejer at være til det bedre, når der kommer opdateringer. Nu har jeg siddet med Office 365-versionen af OneNote én arbejdsuge. Og jeg må desværre konstatere, at jeg finder overblikket dårligere. Layoutet er mindre overskueligt – og det samme gælder søgeresultaterne. Søgefunktionen er pludselig også et klik væk, hvilket er en stor forringelse i forhold til OneNote 2016.

Da jeg begyndte at føle desperation over, at jeg måske skulle leve med denne løsning fremover, gik jeg på Google, hvor jeg fandt en artikel fra Microsoft Support, der gjorde mig klogere:

Den version, jeg sad med nu, var Office 365-versionen (ja ok). MEN der findes stadig en OneNote 2016-version, som der var et download-link til.

Ohhh hvilken lise! Jeg er tilbage ved den bedste version af OneNote 2016. Microsoft, please tag den ikke fra os. Vi er faktisk nogle, hvis livskvalitet bliver ringere, hvis I tager den fra os.

Billedet herunder viser layoutet fra Office 365-versionen. Sektionerne er flyttet fra et bånd i toppen til venstre side. Sideoverblikket er flyttet fra højre til venstre side. Det gør ikke så meget – der er bare noget med layoutet, der er mindre overskueligt. Det, der irriterer mig mest, er, at søgefeltet nu skal aktiveres af en knap, hvor søgefeltet i 2016-versionen ligger frit fremme øverst til højre.

Det var det for nu. Jeg håber, at du er blevet inspireret til at bruge OneNote (mere), fordi det simpelthen giver mere ro i mavsen at vide, hvor du kan finde dit ”stuff”.

Er du allerede hooked på OneNote, kunne jeg da godt tænke mig at høre, hvad din favoritfunktion er. Eller synes du, at jeg har overset det allersmarteste ved OneNote – så må du altså også meget gerne fortælle mig om det. Under alle omstændigheder, vil jeg rigtig gerne høre fra dig i kommentarfeltet.

Hvis du er interesseret i at vide mere om OneNote, kan du læse mere på Microsofts hjemmeside.

De allerbedste hilsner